Ítarleg leiðarvísir um hvernig á að vinna með skjöl í Nextcloud

Nextcloud er opinn efnissamvinnuvettvangur sem gerir það mögulegt að búa til örugga skráageymslu með samnýtingar- og samstillingaraðgerðum. Það er ekki of mikið sagt að Nextcloud sé tilvalin lausn fyrir skráastjórnun, þar sem þessi vettvangur gerir þér kleift að deila skrám og möppum á tölvunni þinni og samstilla þær samstundis við Nextcloud netþjóninn þinn.

Hins vegar er Netxcloud ekki aðeins gott fyrir myndir og margmiðlunarskrár. Þessi vettvangur hefur upp á margt að bjóða þegar þú tekur á skrifstofuskjölum. Þessi grein mun kenna þér hvernig á að vinna með skjöl í Netxlcoud tilvikinu þínu.

Með Nextcloud geturðu byggt upp þægilegt geymsluumhverfi þar sem þú getur geymt og stjórnað öllum textaskjölum þínum, töflureiknum og kynningum. Þú getur hlaðið þeim upp handvirkt eða þú getur flutt inn skrifstofuskrár úr geymslu þriðja aðila með því að setja upp samsvarandi öpp úr innbyggðu forritaversluninni.

Til dæmis er hægt að samþætta Dropbox, OneDrive og Google Drive. Þannig geturðu flutt inn skrifstofuskjölin þín og önnur gögn í Netxcloud geymsluna.

Nextcloud gerir þér kleift að stjórna skjölum á mismunandi vegu. Þú getur búið til möppur og undirmöppur til að geyma skjöl af mismunandi gerðum sérstaklega. Til dæmis er hægt að búa til möppu fyrir kynningar og eina fyrir töflureikna. Einnig geturðu auðveldlega endurnefna, afritað eða flutt skrifstofuskrár með því að velja nauðsynlegan valkost í samhengisvalmyndinni þegar þú hægrismellir á þær.

Til að fá fljótt aðgang að nauðsynlegum skjölum geturðu merkt þau sem eftirlæti. Þegar þú þarft að vinna með þá, smelltu bara á Uppáhalds táknið á vinstri hlið spjaldsins, og þú munt sjá öll tiltæk skjöl með þessa stöðu.

Annar gagnlegur eiginleiki er hæfileikinn til að úthluta merkjum. Ef þú vilt búa til merki, það eina sem þú þarft að gera er að opna skrá í gegnum Upplýsingar skjáinn í samhengisvalmyndinni. Sláðu síðan inn það sem þú vilt nota sem merki. Þú hefur leyfi til að úthluta nokkrum merkjum á eina skrá. Öllum merkjum er deilt af öllum notendum á Nextcloud þjóninum þínum.

Það sem meira er, allir notendur Nextcloud mega skilja eftir athugasemdir. Þú getur notað upplýsingaskjáinn til að bæta athugasemdum þínum við skjal eða lesa þær sem aðrir skildu eftir. Athugasemdir eru sýnilegar notendum sem hafa aðgang að skránni.

Fáðu aðgang að skjölunum þínum frá skjáborði og farsíma

Nextcloud kemur með fullan stuðning fyrir WebDAV, svo þú getur auðveldlega tengst og samstillt skjölin þín frá Nextcloud geymslunni yfir þessa samskiptareglu. Þú hefur leyfi til að tengjast Linux, Windows og macOS tækjum sem og farsímaforritum fyrir Android og iOS.

Þegar þú hefur tengst geturðu samstillt borðtölvu eða snjallsíma við Nextcloud netþjóninn þinn. Þetta er sérstaklega gagnlegt þegar þú ert stöðugt á ferðinni og þarft að nálgast skjölin þín frá mismunandi stöðum.

Það sem gerir Nextcloud frábært er möguleiki þess fyrir örugga deilingu skráa. Sem Nextcloud notandi geturðu deilt skrám og jafnvel möppum með opinberum tenglum, öðrum notendum og hópum, hringjum og Talk samtölum.

Þegar þú deilir skjali, töflureikni eða kynningu geturðu leyft að breyta skránni með samstarfslausnum Nextcloud, eins og ONLYOFFICE.

Fleiri valkostir til að deila skrifstofuskrám eru:

• Fela niðurhal – þessi valkostur fjarlægir niðurhalshnappinn sem gerir það ómögulegt að hlaða niður skránni.
• Lykilorðsvörn – þessi valkostur gerir þér kleift að stilla lykilorð.
• Stilltu fyrningardagsetningu – þessi valkostur slekkur sjálfkrafa á hlutdeild á föstum degi.
• Athugasemd til viðtakandans – þessi valkostur gerir þér kleift að senda skilaboð til viðtakandans.
• Hætta að deila – þessi valkostur er hannaður til að afturkalla deilinguna.
• Bæta við öðrum tengli – þessi valkostur gerir það mögulegt að búa til ýmsa opinbera tengla með mismunandi réttindum.

Innri miðlun er einnig fáanleg í Nextcloud.

Ef þú átt við trúnaðarupplýsingar muntu örugglega finna þennan eiginleika gagnlegan. Staðreyndin er sú að Nextcloud kemur með dulkóðunarforriti á netþjóni. Þegar þú virkjar það eru allar Nextcloud skrárnar þínar sjálfkrafa dulkóðaðar á netþjóninum.

Dulkóðunarforritið notar innskráninguna þína sem lykilorð fyrir einstaka dulkóðunarlykilinn þinn, svo þú þarft ekki að gera neitt. Skráðu þig bara inn á Nextcloud tilvikið þitt og stjórnaðu skrifstofuskjölunum þínum eins og þú gerir venjulega. Ekki gleyma því að þú getur breytt lykilorðinu þínu hvenær sem er.

Þú getur virkjað dulkóðun netþjóns í stjórnunarstillingunum.

Nextcloud er auðvelt að samþætta sumum skrifstofusvítum sem gerir þér kleift að búa til og breyta skrifstofuskjölum á netinu. Ein besta lausnin er ONLYOFFICE Docs, opinn skrifstofupakki fyrir skjalavinnslu og samvinnu á netinu. Þegar það er samþætt gerir ONLYOFFICE Docs það mögulegt að breyta DOCX, XLSX, PPTX, CSV og TXT skrám sem og skoða PDF skjöl.

Með þessari skrifstofusvítu á netinu hefurðu leyfi til að vinna með öðrum Nextcloud notendum í rauntíma. Í þessu skyni býður ONLYOFFICE Docs upp á fullt sett af samvinnueiginleikum, þar á meðal tvær samklippingarstillingar (Hratt og strangt), útgáfustýringu og útgáfusögu, rekja breytingar, athugasemdir, ummæli notenda og samskipti í gegnum innbyggða spjallið.

Rauntíma skjalasamstarf er jafnvel mögulegt meðal ýmissa sameinaðra Nextcloud tilvika sem eru tengd einum ONLYOFFICE skjalaþjóni (ONLYOFFICE Docs).

Lestu þessa handbók til að komast að því hvernig á að samþætta ONLYOFFICE Docs við Nextcloud.

Fyrir utan hefðbundin textaskjöl, töflureikna og kynningar, gerir ONLYOFFICE Docs þér einnig kleift að vinna með útfyllanleg eyðublöð. Með öðrum orðum, þú getur búið til, breytt og unnið í skjölum með útfyllanlegum reitum. Þessir reitir geta verið mismunandi. Til dæmis, textareitir, útvarpshnappar, fellilista, gátreit, samsetta reiti og myndir.

Þegar útfyllanlegt eyðublað er búið til er hægt að bæta við eins mörgum reitum og þarf og breyta eiginleikum þeirra. ONLYOFFICE Docs vinnur með DOCXF, sínu eigin sniði fyrir sniðmát. Svo þegar þú býrð til eyðublað býrðu til DOCX skrá sem þú getur breytt og jafnvel deilt með öðrum í samvinnu.

Þegar DOCXF eyðublaðið þitt er tilbúið geturðu vistað það sem OFORM. Þetta er önnur skráarviðbót þróuð af ONLYOFFICE teyminu. Þetta snið er notað fyrir útfyllanleg eyðublöð sem eru tilbúin. Helsta sérkenni OFORM er að slíkri skrá er ekki hægt að breyta nema að slá inn gögn í reitina.

Svo þegar þú opnar OFORM skrá muntu ekki sjá nein klippiverkfæri. Þú munt vera fær um að fletta í gegnum núverandi reiti og slá inn nauðsynleg gögn. Þegar OFORM skránni er lokið geturðu vistað hana sem PDF og hlaðið henni niður beint úr ritstjóraviðmótinu.

Til viðbótar við staðlaðar heimildir til að deila skrám, býður ONLYOFFICE Docs upp á sett af háþróuðum aðgangsréttindum sem þú getur notað á meðan þú deilir skrifstofuskrá með öðrum notendum:

• Með fullum aðgangi geturðu gert hvað sem þú vilt.
• Með View Only geturðu opnað skrána til að skoða en breyting er bönnuð.
• Með athugasemdum geturðu skoðað skrána og skrifað athugasemdir við hana.
• Með Review geturðu notað stillinguna Track Changes.
• Með sérsniðinni síu geta aðrir notendur ekki breytt síunni þegar þeir breyta sameiginlega töflureikninum.

Nextcloud gerir þér kleift að deila skrifstofuskrám með því að draga-sleppa í Talk. Allir spjallþátttakendur munu fá aðgang að samnýttu skránni.

ONLYOFFICE Docs kemur einnig með viðskiptaeiginleikum. Svo ef þú ert með önnur skrifstofuskjöl en OOXML geturðu umbreytt þeim með einum smelli. Listinn yfir samhæf snið fyrir umbreytingu er mjög langur og inniheldur DOC, DOCM, DOT, DOTX, EPUB, HTM, HTML, ODP, ODT, POT, POTM, POTX, PPS, PPSM, PPSX, PPT, PPTM, RTF, XLS, XLSM, XLT, XLTM, XLTX.

Án umbreytingar í OOXML geturðu opnað slíkar skrár eingöngu til að skoða. Ef þú vilt umbreyta skrá sem er ekki OOXML, hægrismelltu á hana og veldu Breyta með ONLYOFFICE valkostinum. Eftir það muntu geta opnað það og breytt því án takmarkana.

Þegar kemur að skjalavernd hefur ONLYOFFICEN Docs nokkra virkilega áhugaverða eiginleika. Auðveldasta leiðin til að koma í veg fyrir óviðkomandi aðgang að skjalinu þínu er að setja sterkt lykilorð. Þegar þú opnar skjalið þarftu að slá inn lykilorðið í hvert skipti. Þetta er mjög gagnlegt ef hætta er á að einhver geti nálgast tækið þitt þegar þú ert tímabundið fjarri því.

Annar öryggiseiginleiki er hæfileikinn til að bæta við vatnsmerkjum. ONLYOFFICE Docs gerir þér kleift að bæta við textavatnsmerki eða nota mynd til að vernda skrifstofuskrárnar þínar. Í ONLYOFFICE stillingunni geturðu líka ákveðið hvort þú viljir að vatnsmerki séu sýnd á meðan þú deilir skrám með Secure view.

Fyrir lengra komna notendur er eitthvað flóknara. ONLYOFFICE Docs notar Jason Web Token (JWT), svo þú getur virkjað þessa tækni og stillt táknið þitt til að veita hæsta öryggisstig. Lestu opinberu skjölin ef þú vilt vita um JWT í ONLYOFFICE Docs.

Eins og þú sérð er Netxcloud frábær vettvangur fyrir skjalastjórnun og skjalamiðlun. Hins vegar verður það miklu öflugra þegar þú samþættir það við ONLYOFFICE Docs. Samsetta lausnin getur sinnt öllum skrifstofuverkefnum og gerir þér kleift að búa til öruggt samstarfsumhverfi á þinni staðbundnu vél.